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items Output Management System (OMS)

14. September 2019

items übernimmt im Billing4us -Verbund sowie für ISU – Kunden die Formularerstellung, Druckaufbereitung, Steuerung der Übergabe der Druckdateien an lokale Drucksysteme oder Übertragung der Druckdateien an verschiedene Druckdienstleister, Versendung von Dokumenten per Email sowie die Übergabe der jeweiligen Dokumente an die jeweiligen Archivsysteme.

Zur Steuerung der jeweiligen Verarbeitungsprozesse, wurde im Jahr 2012 bei der items ein workflowgesteuertes Output Management eingeführt. Das OMS besteht aus Softwarekomponenten verschiedener Hersteller. Das Herzstück hierbei ist das Workflowsystem COSMOS der Firma Canon.

COSMOS übernimmt in Form von automatisierten Workflows die Steuerung der einzelnen Prozesse von der Anbindung an die jeweiligen SAP – Systeme, Übernahme der Rohdaten aus dem SAP – Systemen (SAP – RDI), Steuerung der jeweiligen Subsystem bis hin zur Bedienung der unterschiedlichen Schnittstellen.

Innerhalb des OMS kommen weitere Softwarekomponenten zum Einsatz, die über COSMOS gesteuert werden. Für das Layout bzw. Aufbereitung der Druckdaten setzt items die Software der Fa. DETEC -DoXite in der Version 2.3 ein. Druckdatenkonvertierung und Sachbearbeiter Aussteuerungen /-freigaben werden von DocBridgePilot der Fa. Compart übernommen. Wie schon erwähnt, übernimmt dann COSMOS die Verteilung der erzeugten Dokumente (z.B. Druckdaten) im Anschluss an die verschiedenen Schnittstellen.

Durch stetig wachsende Anforderungen der Kunden an Verarbeitungsprozesse und Schnittstellenerweiterungen ist das OMS im Laufe der Jahre mitgewachsen. Dieses schließt den Prozess der Druckdatenkontrolle durch den Kunden über die Sachbearbeiter Aussteuerung genauso ein,l wie die Versendung von Dokumenten per Email an den Endkunden, Anbindung von Portalen, Farbdruck (White-Paper-Produktion) usw.

Aktuell laufen im OMS verschiedene Projekte, um das OMS der items für die Zukunft fit zu machen. Ein Kernprojekt ist die Ablösung der verschiedenen Layout- und Formatierungstools der items. Lasersoft, DoXite, verschiedene MS-Word – Entwicklungen sowie DocBridgePilot der Fa. Compart werden durch die zukünftig zentrale Aufbereitungssoftware Quadient Inspire Designer und Quadient Interactive abgelöst. Bei den Stadtwerken Iserlohn ist das erste Projekt erfolgreich abgeschlossen und die Jahresverbrauchsabrechnung im Januar 2019 komplett über Quadient Inspire erstellt und verarbeitet worden. Weitere Formulare der SW Iserlohn werden derzeit in einem weiteren Projekt auf Quadient Inspire umgestellt.  Kunden wie die Stadtwerke Soest folgen aktuell ebenfalls mit den Umstellungsprojekten. Im B4us Verbund laufen derzeit des Weiteren einige Projekte, die auch mit Quadient Inspire bearbeitet werden, bei den Stadtwerken Münster werden derzeit die CRM-basierten Wordformulare auf Quadient Inspire / Interactive umgestellt. Ziel ist es, die Umstellung auf Quadient Inspire bzw. Interactive bis Anfang 2021 im b4us -Verbund für Lief/Netz abgeschlossen zu haben.

Ebenfalls erhält das COSMOS – System der Fa. Canon eine Auffrischung. Ein Releasewechsel von aktuell 2.5.1 auf die Version 2.8. steht an. Hierdurch schaffen wir die Möglichkeit die Datenanbindung der Schnittstellen auch über eine WEB-Schnittstelle realisieren zu können. Diese Möglichkeit kommt beim Stadtwerke Münster-Projekt zum Tragen.

Durch die intensive Nutzung von unterschiedlichen Workflowprozessen innerhalb von COSMOS, die Einbindung von verschiedenen Softwarekomponenten und unterschiedlichste Nutzung und Anbindungen von Schnittstellen (Email, Portale, Archivsysteme) wurden wir angefragt von der Fa. Canon auf deren Kundentag am 12.09.2019 in Mülheim unsere OMS – Lösungen deren Kunden in einem 45min.-Vortrag vorzustellen.