Der Schutz Ihrer Persönlichkeitsrechte bei der Verarbeitung personenbezogener Daten sowie der Sicherheit aller Geschäftsdaten sind uns zentrale Anliegen, die wir in sämtlichen Geschäftsprozessen berücksichtigen. Personenbezogene Daten, die im Rahmen von Veranstaltungen erhoben werden, behandeln wir vertraulich und verarbeiten sie ausschließlich gemäß den gesetzlichen Vorgaben. Mit diesem Hinweis informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von Veranstaltungen der items Unternehmen (nachfolgend auch “items” oder “wir/uns”). Außerdem erhalten Sie Informationen zu den Ihnen nach geltendem Datenschutzrecht zustehenden Rechte.
Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten ist die jeweilige Rechtseinheit der items Unternehmensgruppe die die Veranstaltung durchführt:
items GmbH & Co. KG, Hafenweg 7, 48155 Münster / items project GmbH, Unter den Linden 21, 10117 Berlin
sowie die items management GmbH, Hafenweg 7, 48155 Münster
Tel.: +49 251 20 83 10 00
E-Mail: kontakt@itemsnet.de
Verarbeitungszwecke, Rechtsgrundlagen und Kategorien personenbezogener Daten sowie ggf.
berechtigte Interessen
Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten wir ausschließlich im Rahmen der DSGVO, nationaler
Datenschutzgesetze sowie weiterer maßgeblicher Gesetze. Die Verarbeitung dient der Organisation,
Anmeldung und Durchführung von Veranstaltungen der items GmbH & Co. KG sowie der anschließenden
Kommunikation zu den jeweiligen Veranstaltungsinhalten.
Im Zusammenhang mit der Anmeldung zur Veranstaltung verarbeiten wir insbesondere:
Die Verarbeitung erfolgt zur Abwicklung der Anmeldung, Zusendung von Bestätigungen und Einladungen, Erstellung von Namensschildern bei Vor-Ort-Veranstaltungen, Betreuung vor/ während/ nach der Veranstaltung, Erstellung und Weitergabe von Teilnahmelisten an Moderatorinnen/Moderatoren sowie an beteiligte Dritte, die zur Durchführung der Veranstaltung beitragen.
Übergeordnete Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen/ durchführung). Ergänzend stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO zur bestmöglichen Vorbereitung und Organisation der Veranstaltung.
Zur Zutritts- und Anwesenheitskontrolle setzen wir ein Scannersystem mit QR-Code (pretix) ein. Teilnehmerlisten werden nicht öffentlich ausgehändigt; Verwaltungszugriff haben ausschließlich autorisierte pretix-Administratorinnen/-Administratoren. Eine interne Weitergabe kann an zuständige Key Account Manager (KAM) erfolgen, soweit dies zur Betreuung der Teilnehmenden erforderlich ist.
Vorträge können aufgezeichnet werden; Teilnehmende sind dabei nicht im Bild. Referentinnen/Referenten erhalten eine gesonderte Einwilligungsabfrage zur Aufzeichnung. Ein Livestream findet bei Vor-Ort-Veranstaltungen nicht statt.
Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Durchführung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (Zutritts-/Anwesenheitskontrolle, interne Koordination). Aufzeichnungen von Sprecherinnen/Sprechern basieren auf Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung). Im Nachgang versenden wir per E-Mail (z. B. über HubSpot) Rückblicke/Danksagungen, verlinken auf eine Rückblickseite mit Bildergalerie und ggf. Aufzeichnungen sowie stellen Feedback-Formulare und „Save the Date“-Hinweise bereit. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b) und lit. f) DSGVO (veranstaltungsbezogene Nachkommunikation).
Die digitale Teilnahme (z. B. Webinare, Online-Seminare) erfolgt regelmäßig über die Online-Meeting-Software „Microsoft Teams“. Ergänzend zu den oben genannten Daten können verarbeitet werden:
Informationen über Aufzeichnungen und ggf. über pretix-Kommunikation werden rechtzeitig bereitgestellt. Bei Bedarf versenden wir Präsentationsunterlagen im Nachgang; Schulungsreihen (z. B. SAP-Webinare) können fortlaufend stattfinden.
Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Durchführung der digitalen Veranstaltung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (technische Bereitstellung/Betrieb, Qualitätssicherung). Aufzeichnungen von Beiträgen, die Ihnen zugeordnet sind, erfolgen nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.
Bei Veranstaltungen fertigen wir zum Zweck der Außendarstellung Bild- und Videoaufnahmen an. Hierüber informieren wir spätestens zu Beginn der jeweiligen Veranstaltung. In der Regel zeigen die Aufnahmen das Gesamtgeschehen. Nach Qualitätsprüfung können diese auf unserer Website, unseren Social-Media-Profilen sowie in Veranstaltungsrückblicken veröffentlicht und Teilnehmenden sowie der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden. Wenn Sie nicht erscheinen möchten, wenden Sie sich bitte direkt an die aufnehmende Person.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (berechtigtes Interesse an Dokumentation/Öffentlichkeitsarbeit).
Während der Veranstaltungsanmeldung können Sie sich freiwillig zu themenbezogenen Newslettern anmelden. Nach Anmeldung erhalten Sie eine E-Mail zur Bestätigung (Double-Opt-In).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung).
Ihre im Zusammenhang mit der Anmeldung angegebene E-Mail-Adresse verwenden wir für Direktwerbung zu eigenen ähnlichen Veranstaltungsformaten. Sie können der Verwendung jederzeit per formlose E-Mail an marketing@itemsnet.de oder über den Abmeldelink widersprechen.
Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (berechtigtes Interesse an Direktwerbung) i. V. m. § 7 Abs. 3 UWG.
Wenn und soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO (z. B. Angaben zu Gesundheit/Allergien für Catering) verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO (Einwilligung) bzw. – sofern einschlägig – Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO in Verbindung mit maßgeblichen nationalen Regelungen.
Empfänger deiner personenbezogenen Daten
Empfänger innerhalb der items
Es erhalten nur Personen innerhalb der items Zugriff auf deine personenbezogenen Daten, die für die Planung, Durchführung und Nachbereitung der jeweiligen Veranstaltung erforderlich sind. Dazu zählen insbesondere:
Ferner können wir deine personenbezogenen Daten an andere Verantwortliche übermitteln, sofern wir oder Dritte ein berechtigtes Interesse an der Weitergabe haben oder du hierzu eine Einwilligung erteilt hast. Mögliche Empfänger sind z. B.:
Die Weitergabe erfolgt jeweils nur, soweit dies für die Durchführung der Veranstaltung erforderlich ist oder
eine Einwilligung vorliegt.
Außerdem setzen wir Dienstleister zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten ein. Sofern diese Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, haben wir die erforderlichen datenschutzrechtlichen Verträge (z. B. Auftragsverarbeitungsverträge) mit diesen Dienstleistern geschlossen. Dazu zählen insbesondere:
Eine konkrete Auflistung der eingesetzten Auftragsverarbeiter kannst du jederzeit bei uns anfragen.
Sollten personenbezogene Daten an Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, erfolgt die Übermittlung durch uns nur, soweit:
Über die jeweils einschlägige Garantie informieren wir dich im Zusammenhang mit der konkreten Verarbeitung.
Dauer der Speicherung
Wir speichern deine personenbezogenen Daten grundsätzlich nur solange, wie dies für die oben genannten Zwecke erforderlich ist oder wir ein berechtigtes Interesse an der weiteren Verarbeitung haben. Danach löschen wir deine personenbezogenen Daten, mit Ausnahme solcher Daten, die wir zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen weiter speichern müssen.
Wenn und soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Allergien/Unverträglichkeiten für Catering) verarbeitet werden, speichern wir diese nur für die unmittelbare Veranstaltungsdurchführung und löschen sie zeitnah nach Veranstaltungsende, sofern keine rechtlichen Gründe für eine längere Aufbewahrung bestehen.
Sicherheit der Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir treffen alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, um ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten und Deine personenbezogenen Daten insbesondere vor den Risiken der unbeabsichtigten oder unrechtmäßigen Vernichtung, Manipulation, Verlust, Veränderung oder unbefugten Offenlegung bzw. unbefugtem Zugriff zu schützen. Ferner verpflichten wir Dritte, die in unserem Auftrag auf Deine personenbezogenen Daten zugreifen, auf die Einhaltung des Datenschutzes und der Gewährleistung der Datensicherheit.
Ihre Rechte
Recht auf Information und Auskunft
Sie haben das Recht eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten von uns Verarbeitet werden und Auskunft über diese Daten sowie auf weitere Informationen und eine Kopie der Daten entsprechende den gesetzlichen Vorgaben.
Recht auf Berichtigung und Löschung
Sie haben das Recht die Berichtigung falscher Daten von uns zu verlangen. Auch können Sie die Vervollständigung oder Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Das gilt nicht für Daten die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (insb. für Abrechnungs- und Buchhaltungszwecke) unterliegen. Wenn und soweit der Zugriff auf Daten nicht benötigt wird, schränken wir die Verarbeitung dieser Daten ein.
Einschränkung der Verarbeitung
Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, können Sie auch die Einschränkung der Verarbeitung von uns verlangen.
Recht auf Widerspruch
Sie haben jederzeit das Recht der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, wenn und soweit die Rechtsgrundlage der Verarbeitung auf dem berechtigten Interesse beruht. Als Folge dieses Widerspruchs werden wir die Verarbeitung Ihrer Daten einstellen, es sei denn wir können gemäß den gesetzlichen Anforderungen zwingende schutzwürdige Gründe für die Weiterverarbeitung nachweisen, welche Ihren Rechten überwiegen.
Recht auf Widerruf einer Einwilligung
Sofern Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt hast, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft Widerrufen.
Recht auf Datenübertragung
Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (soweit technisch möglich) zu erhalten oder deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu fordern.
Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben, nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben, das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen, wenn Sie der Ansicht bist, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Datenschutzrecht verstößt.
Kontaktinformationen des Datenschutzbeauftragten
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter
Datenschutzbeauftragter
items GmbH & Co. KG
Hafenweg 7
48155 Münster
E-Mail: datenschutzbeauftragter@itemsnet.de
Telefon: +49 251 20 83 10 00
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